Ny forening

At være en frivillig folkeoplysende forening handler om, at foreningen tager udgangspunkt i aktiviteten og fællesskabet omkring aktiviteten. Formålet er at styrke medlemmernes lyst til at tage ansvar for deres eget liv og deltage aktivt i samfundet omkring dem. Foreningens ledere og instruktører er frivillige og ikke lønnede som i aftenskolerne.

En frivillig folkeoplysende forening skal være demokratisk opbygget og styret af sine medlemmer.

Det vil sige, at alle medlemmer har stemmeret, og at medlemmerne vælger bestyrelsen. Foreningens øverste ledelse er således generalforsamlingen, mens bestyrelsen i foreningen har ansvaret for den daglige ledelse.

Læs evt. mere om foreninger på borger.dk her.

For at blive godkendt som en frivillig folkeoplysende forening skal vedtægterne som minimum indeholde følgende:

• Navn og hjemsted for foreningen (hjemsted skal være i Hedensted for at blive godkendt af kommunen)
• Foreningens formål – det skal være folkeoplysende og må ikke være i modstrid med dansk lovgivning
• Betingelser for medlemskab
• Krav og gennemførelse af generalforsamlinger
• Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer
• Regnskabsår og valg af bilagskontrollant eller revisor
• Tegningsret for foreningen
• Procedure for vedtægtsændringer og for opløsningen af foreningen
• Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved foreningens opløsning
• Der kan med fordel også beskrives forhold omkring ind- og udmeldelse, bestemmelse af kontingent (typisk på den årlige generalforsamling), restance og udelukkelse af medlemmer

Få hjælp til at udformer foreningens vedtægter på DGI's hjemmeside.

I skal være sikre på, at jeres formål er folkeoplysende. Det er ikke nok at være et ”værested”. Der skal være planlagte aktiviteter, der har et folkeoplysende sigte. At de er folkeoplysende handler om, at aktiviteterne fremmer den enkelte borgers evne til at deltage aktivt i samfundslivet og være med i et fællesskab. Rent hobbybetonede foreninger godkendes ikke, og det gør pensionistforeninger, patientforeninger og lignende heller ikke.

• Find den gruppe, der vil være med til at oprette foreningen.
• Lav et udkast til jeres vedtægter og send dem gerne til gennemsyn i Kultur & Fritid.
• Hold en stiftende generalforsamling. Husk at tage referat, og at dirigenten (mødelederen) underskriver referatet. I kan låne kommunale lokaler (eventuelt på en skole) til generalforsamlingen.

Hvis I ønsker at søge om godkendelse som en folkeoplysende forening indsendes følgende til Kultur & Fritid på kulturogfritid@hedensted.dk:

• Foreningsoplysninger / bestyrelsens sammensætning
• Vedtægter (som er godkendt på en generalforsamling) - alternativt et forslag til vedtægter, hvis I ikke har nogen i forvejen
• Det sidste reviderede regnskab - hvis I ikke har et regnskab, sender I et budget over foreningens udgifter og indtægter
• Ansøgning med oplysninger om foreningens aktiviteter og antal medlemmer, der betaler kontingent

Ansøgningen behandles af Fritidsudvalget, hvorefter I vil få nærmere besked om, hvorvidt foreningen kan godkendes.

Når I er blevet godkendt som en frivillig folkeoplysende forening, er der en række lovmæssige krav til jer.  

• I skal oprette jeres forening på erhvervsstyrelsens hjemmeside under virk.dk (klik på link). På den måde får I et CVR nr. (det Centrale Virksomheds Register). Det skal ALLE foreninger, der modtager offentlige tilskud eller låner kommunale lokaler have. Det er vigtigt, at I har de rigtige kontaktoplysninger på foreningen klar, når I opretter jer.
• Når I er oprettet på virk.dk, får I automatisk tildelt en digital postkasse til foreningen. I skal selv sørge for at aktivere postkassen. Det vil blandt andet sige, at I skal have bestilt NemID medarbejdersignatur til den. Der findes vejledninger på dette link. Eventuelle regninger og nogle andre henvendelser fra offentlige myndigheder sender du til foreningens digitale postkasse – men ikke al kommunikation foregår den vej.
• Når I har fået et CVR-nummer til foreningen, skal I gå ned i banken. Her skal I have knyttet foreningens konto sammen med jeres CVR-nummer og få den registreret som foreningens Nemkonto. I kan læse mere om NemKonto her

Når I er blevet oprettet som forening på virk.dk og har fået CVR nr. til foreningen skal I også oprette jer i Conventus med foreningens baisoplysninger. I skal som minimum lægger jeres forenings navn, adresse og bestyrelse ind – og holde det opdateret.

Conventus er et administrationssystem til foreninger og kommuner. Systemet er pt. gratis at anvende for foreningslivet i Hedensted. Det kan bruges til at oprette hold, gemme bestyrelsesreferater, lave online betaling, sende beskeder/e-mails til alle foreningens medlemmer og meget mere. I bestemmer selv, om foreningen kun har basisoplysningerne liggende i Conventus, eller om I bruger det til medlemsregistrering mm.

Når I opretter foreningen, skal I vælge, at I er en forening i Hedensted. Hvis I vælger at tilknytte online betaling, skal I selv betale for en aftale med NETS ved dankortbetaling og lign.. Det gælder også, hvis I bruger systemets sms-tjeneste. Der afholdes løbende kurser i brugen af Conventus for interesserede.

Når I f.eks. skal søge medlems- og kursustilskud, foregår det gennem Conventus. Derfor er det VIGTIGT, at I opretter foreningen der.

Læs mere om Conventus her.